vendredi 1 mai 2015
mardi 28 avril 2015
Le centre de tri : ce service est chargé de recevoir les courriers
ordinaires, recommandés, les traités et les mettre dans les boites postales ou les
distribué.
Les types de produits retrouvés dans le centre tri :
Courriers à valeur déclaré qui constitue le haut de gamme
Courrier recommandé moyen de gamme
Courier ordinaire bas de gamme
NB : pour le moment
le courrier à valeur déclaré n’est pas un produit offert par la poste
Guinéenne
Les courriers recommandés sont identifié par un code à barre
qui permet de suivre la trace du courrier à travers l’utilisation d’un système
de sécurisation appelé IPS reconnu par
l’union postal universel et ce système constitue une innovation pour la poste guinéenne,
par contre sur les courriers ordinaires il figure seulement l’adresse de
l’expéditeur et celui du destinataire, ces types de courriers ne peuvent pas
être suivis par ce qu’ils n’ont pas de code à barre. Il faut retenir que les courriers recommandés coûtes plus chères
que les courriers ordinaires cependant le choix du type de courrier revient aux
clients. Alors le courrier ordinaire est beaucoup plus vendu.
L’expédition des courriers par la poste est peu appréciée par les clients
NB : chaque pays à son code à barre, le code à barre de
la guinée se distingue des autres par le GN
Le centre de tri est composé principalement de trois cabines
qui sont les suivantes :
-
La cabine de chargement
-
La cabine d’avion
-
La fermeture intérieure
-La cabine de chargement s’occupe de la fermeture des
courriers ayant des codes à barre.
-La cabine d’avion s’occupe du traitement des courriers
ordinaires qui sont généralement des lettres et la fermeture finale.
-La fermeture intérieur s’occupe uniquement des courriers
destinés à être livré dans les régions de la Guinée quelles proviennent de la Guinée ou de
l’extérieur du pays.
Lorsque le traitement des colis est achevé alors ils sont
mis dans les dépêches ou sacs muni d’une étiquette nationale ou internationale sur le quel est noté les renseignements concernent la dépêche(le poids, le nombre de colis à
expédier, date de fermeture de la dépêche), le poids d’une dépêche ne doit pas
être au-delà de 30kilos en Guinée. Dans les conditions normales la date de
fermeture d’un colis pour expédition ne doit pas dépasser 5 jours pour
facilité la distribution des colis et respecté les délais de livraison.
Bien que toutes les activités principales de la poste actuel
se retrouvent dans ce service le chef de département M .cissé nous à fait
savoir qu’ils ne font aucune communication au tour des produits et ils
rencontrent d’énormes difficultés qui constituent un frein pour leur efficacité qui se déclinent
comme suit.
Les conditions de travaille du personnel ne sont pas adéquates
Les équipements qui meublent le centre de tri sont dégradés
La salle de tri n’est pas bien entretenue
Le personnel est vieillissant
Le personnel est très exposé aux maladies par faute de
manque d’équipement de protection
Bien qu’il y a déjà 5motos les coursiers sont souvent à cour
de carburent
Il n’existe pas une bonne politique de communication entre
ce service et les autres services de la poste.
Au niveau du département intérieur les courriers ne sont pas biens distribué causé par un
manque de véhicule pour distribuer les colis dans les différentes régions
Organigramme du centre de tri et les différents responsables
des différentes divisions :
Département courrier, acheminement, distribution et boite postale.
Ce service travail en collaboration avec le centre de
tri pour faire le traitement des
courriers, tri général, orientation des lettres jusqu’à la destination finale
et évoluent dans le même local.
-service distribution : s’occupe de la distribution des
courriers à domicile effectuée par les coursiers, les clients ont une bonne
perception face à ce service car il est efficace.
-acheminement : traite spécifiquement les programmes de
fermeture des colis, sur le plan national le chargé de l’acheminement doit connaitre le programme de ces
collaborateurs pour établir son calendrier.
Distribution : s’occupe de l’acheminement des courriers
jusqu'à la destination
Les produits de ce département sont au nombre de trois(3) à
savoir :
-La boite physique qui est une boite personnelle
- La boite morale destinée à une société
-la boite de service uniquement pour le personnel du
ministère DNPT et OPG
Les problèmes aux quels ce département est confronté sont identiques au ceux du
département centre de tri. Par contre Mme N’doye Rokhaya chef de département
propose des améliorations augmentation des moins de déplacement pour facilité
la distribution, des ordinateurs pour informatisé les donnés. La douane, le
chef de département tri doivent assister à la l’ouverture des colis pour qu’ils
attestent dans quelle condition le courrier à été reçu, d’attribuer des codes
aux communes pour facilité la distribution
et la stratification
Elle envisage également de d’adresser des lettres de
partenariat aux entreprises pour pouvoir les distribué leurs colis
Département boite postale
Ce département est chargé de l’ouverture des boites postales
de l’abonnement chaque année.
Les types de boite
postale et les documents à fournir
-boite pour les personnes physiques le montant indiqué pour l’ouverture est de 300.000GNF plus la
photocopie de la carte d’identité national et le certificat de résidence. l’abonnement annuel s’élève à 150.000GNF
-la boite pour les personnes morales le montant indiqué pour
l’ouverture est de 700.000GNF plus la photocopie de l’agrément ou le registre
de commerce. Il est recommandé de verser 350.000GNF
Lorsqu’un client ne s’acquitte pas de ces frais annuel
durant une période de 5ans alors le contrat serra résilié. Il n’y a que 6909 boites postales.
Il doit être en communication directe avec le centre de tri pour empêcher les
clients qui ne sont pas dans les normes soit en possession de leurs courriers.
Difficultés liées à la gestion :
Il ya des clients qui arrivent à être en possessions de
leurs courriers sans payé le frais d’abonnement annuel
Mauvaise communication au sein du service entre les
travailleurs qui s’y trouve
Les équipements ne sont pas adéquats
L’environnement est totalement dégradé
Les boites ne sont pas sécurisé et elles sont trais souvent
défoncé
Structure
Département colis
postaux
C’est un service de recette qui ne s’occupe uniquement que des colis à
partir de 2kg.
Le travail principale est de faire la réception et de la distribution des colis de contrôler l’état
des dépêches venant de l’extérieur pesé la dépêche
pouvoir si il ya la conformité entre le poids réel et le poids marqué sur
l’étiquette.
Il est reparti en trois(3) secteurs :
*service fermeture et ouverture
*service contrôle ou guichet
*division petit paquet
Dépôt des courriers
et la fermeture au colis postaux : ils doivent savoir si les colis
contenant la dépêche sont acceptés par
l’Etat Guinéenne et par l’Etat qui doit les
recevoir les colis les douaniers participent à l’ouverture et à la
fermeture des dépêches pour taxer les marchandises
Service contrôle ou
guichet : permet de contrôler les mouvements de la caisse
Division petit paquet :
C’est des courriers de 2kg, c’est un courrier qui peut être ordinaire
ou recommandé dont le poids varie de 500g à 2kg.
Les moins de
communications utilisées pour la distribution
-par appels :
ils appellent les clients pour qu’ils viennent chercher leurs colis
-par écrits : si le client à une boite postale ils déposent un avis
d’information dans la boite
La durée de garde d’un colis est de deux semaines au cas où
le client ne parvient pas à le récupérer ont ramène au pays d’origine
Lorsque la dépêche fait fausse route alors le pays
expéditeur doit être directement informé pour connaitre si le colis doit être
ramené au pays d’origine
Améliorations : ils veulent que la direction les donne
l’autorisation d’expédier les courriers à fausse direction dès la prochaine
fermeture
Recette du bureau de poste kaloum : elle à pour rôle de recevoir les courriers ainsi
que l’argent en suite les colis sont directement envoyé au centre de tri
Les produits : l’envoi des courriers, les coupons cartes postales et les timbres
Le timbre permet de savoir que la taxe de la lettre à expédier
est payée
Expresse mail service (EMS)
EMS : service spécialisé qui n’est pas forcement lié aux activités
de la poste. (Entité national, quantité coopérative de 176 Etats et sur 199
operateurs) c’est un service très efficace spécialisé dans l’expédition des
colis et la durée maximum d’expédition
est de 72heurs ils font la livraison à domicile sans frais et les clients peuvent les retirés à la poste
Leur option c’est de recevoir les dépôts à l’express, ils la
traite puis les envoie à l’adresse du receveur
Les clients sont très satisfaits des services de l’EMS
Les nouveaux produits envisagés par L’EMS :
E commerce bureau de transite EMS
Politique de communication : bouche à
oreille
La
structure envisagée de L’ EMS :
*le responsable chef de centre
*division dépôt et ramassage
*division livraison et distribution
*division ouverture et fermeture
*division service après vente et développement
du service
Service
comptabilité
C’est une comptabilité qui se passe entre les pays, c’est un
procédé spécial qui ne se passe qu’à la poste. Cette comptabilité est
uniquement valable pour la poste par ce que le calcul est basé sur comptabilité
des masses, des échanges, le solde, la différence entre les courriers. il
s’occupe également des frais terminaux,
les frais de transport, les frais de transite et les côtes part
Le service
comptabilité est constitué de deux
responsables à savoir le chef de service et son adjoint
Les frais terminaux : c’est des frais qui
sortent des jouissances des courriers, basé sur l’échange des colis dont la
valeur est estimée en DTS (droit de tirage spécial) toutes les monnaies du
monde peuvent être calculées en DTS.
Lors des échanges le pays qui distribue beaucoup
plus de colis à droit à des bonus de la part du pays pour le quel il à fait la
distribution
Les frais de transport : sont liés à une compagnie
aérienne, contrat qu’on administre à une compagnie
Frais de transite : c’est le montant payer lorsque
les colis font transite sur un territoire
Côte part c’est un
montant qui revient à
l’administration destinataire
Pour chaque dépêche reçue le pays chargé à la distribution bénéficie de 4,04 DTS
et pour chaque colis 0,042 DTS et lorsque la qualité de travail d’un pays est
bien apprécié alors sa côte part peut augmenter, La somme de ces deux nous
donne nous donne la cote part du destinateur.
L’affranchissement : c’est la valeur qu’à
un courrier de quitté d’un point A à un point B.
Ils arrivent à communiqué avec les autres services mais pas
de façon aisée par ce qu’ils sont obligé se dirigé vers eux pour avoir des
informations
Le montant pour le
transport et les taxes sont fixés par l’UPU à chaque fois qu’il ya une crise de
carburant ou autre les prix sont réajusté
Le remboursement des courriers dépend du kilo et le
transport ne doit pas dépasser 230DTS et il ya remboursement total seulement si le colis est affranchis et que
la valeur du bien est déclaré à la douane
et si la valeur n’est pas déclarer le remboursement est fait de façons
forfaitaire
Les pertes des colis
-quand l’adresse est mal écrite
Quand un colis engendre une tâche sur les autres il est
directement détruit
Les vols
Les améliorations à
apporter pour le bon fonctionnement de la poste
Constatant que tout les services de l’OPG ont quasiment les
mêmes problèmes, nous vous suggérons les améliorations qui suivent :
-apport des équipements modernes
-améliorations des conditions de vie du personnel en s’accentuant
sur l’hygiène
- Pour pouvoir respecter les délais de livraison le service
doit être opérationnel 24h/24,
- faire l’approvisionnement en carburant chaque début de
semaine,
- faire un contrat de distribution avec une société de
transport pour faciliter la distribution
des colis à l’intérieur du pays.
-augmenté le nombre de boite postale
-rénové les locaux
-augmenté les moyens de transport pour facilité la
distribution des courriers
-approvisionné régulièrement le personnel en matériaux permettant de maintenir le personnel en bonne
santé (laits, protèges nez,….)
-informatisé les donnés pour facilité la communication entre
les services
-sécurisé le service de l’acheminement, distribution, boite
postale et le centre de tri pour éviter le vol par l’installation des caméras
de surveillances
-les travailleurs qui sont souvent en contactent avec les
clients doivent être en uniforme pour vendre l’image de la poste
- faire un partenariat avec des sociétés qui ont déjà fait
la codification des communes et bâtiments pour facilité les distributions à
domicile
Stratégie pour attirer la clientèle
-implanté les agences dans toutes les communes
-publicité (télé, radio,
internet, prospectus, panneaux publicitaires,
…)
-sponsorisé les évènements culturels et sportifs
-faire des promos pour pousser les clients à ouvrir les
boites postales
-offrir des cadeaux aux clients (des portes clefs, tee-shirts,
parapluies….)
-faire des dons dans les écoles
-faire un concert pour la renaissance de la poste
-
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