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 centre de tri

Le centre de tri : ce service  est chargé de recevoir les courriers ordinaires, recommandés,   les traités et  les mettre dans les boites postales ou les distribué.

Les types de produits retrouvés dans le centre tri :

Courriers à valeur déclaré qui constitue le haut de gamme

Courrier recommandé moyen de gamme

Courier ordinaire bas de gamme

NB : pour le moment  le courrier à valeur déclaré n’est pas un produit offert par la poste Guinéenne

Les courriers recommandés sont identifié par un code à barre qui permet de suivre la trace du courrier à travers l’utilisation d’un système de sécurisation appelé IPS reconnu  par l’union postal universel  et ce système  constitue une innovation pour la poste guinéenne, par contre sur les courriers ordinaires il figure seulement l’adresse de l’expéditeur et celui du destinataire, ces types de courriers ne peuvent pas être suivis par ce qu’ils n’ont pas de code à barre. Il faut retenir que  les courriers recommandés coûtes plus chères que les courriers ordinaires cependant le choix du type de courrier revient aux clients. Alors le courrier ordinaire est beaucoup plus vendu.

L’expédition des courriers par la poste est  peu appréciée par les clients

NB : chaque pays à son code à barre, le code à barre de la guinée se distingue des autres par le GN

Le centre de tri est composé principalement de trois cabines qui sont les suivantes :

-          La cabine de chargement

-          La cabine d’avion

-          La fermeture intérieure

-La cabine de chargement s’occupe de la fermeture des courriers  ayant des codes à barre.

­-La cabine d’avion s’occupe du traitement des courriers ordinaires qui sont généralement des lettres et la fermeture finale.

-La fermeture intérieur s’occupe uniquement des courriers destinés à être livré dans les régions de la Guinée  quelles proviennent de la Guinée ou de l’extérieur du pays.

Lorsque le traitement des colis est achevé alors ils sont mis dans les dépêches ou sacs muni d’une étiquette nationale ou internationale  sur le quel est noté les renseignements  concernent  la dépêche(le poids, le nombre de colis à expédier, date de fermeture de la dépêche), le poids d’une dépêche ne doit pas être au-delà  de  30kilos en Guinée.  Dans les conditions normales la date de fermeture d’un colis pour expédition ne doit pas dépasser  5 jours pour  facilité la distribution des colis et respecté les délais de livraison.

Bien que toutes les activités principales de la poste actuel se retrouvent dans ce service le chef de département M .cissé nous à fait savoir qu’ils ne font aucune communication au tour des produits et ils rencontrent d’énormes difficultés qui constituent  un frein pour leur efficacité qui se déclinent comme suit.

Les conditions de travaille du personnel ne sont pas adéquates

Les équipements qui meublent le centre de tri sont dégradés

La salle de tri n’est pas bien entretenue

Le personnel est vieillissant 

Le personnel est très exposé aux maladies par faute de manque d’équipement de protection

Bien qu’il y a déjà 5motos les coursiers sont souvent à cour de carburent

Il n’existe pas une bonne politique de communication entre ce service et les autres services de la poste.

 Au niveau du  département intérieur les courriers  ne sont pas biens distribué causé par un manque de véhicule pour distribuer les colis dans les différentes régions  

Organigramme du centre de tri et les différents responsables des différentes divisions :

Département courrier, acheminement, distribution et boite postale.

Ce service travail en collaboration avec le centre de tri  pour faire le traitement des courriers, tri général, orientation des lettres jusqu’à la destination finale et évoluent dans le même local. 

-service distribution : s’occupe de la distribution des courriers à domicile effectuée par les coursiers, les clients ont une bonne perception face à ce service car il est efficace.

-acheminement : traite spécifiquement les programmes de fermeture des colis, sur le plan national le chargé de l’acheminement  doit connaitre le programme de ces collaborateurs pour établir son calendrier. 

Distribution : s’occupe de l’acheminement des courriers jusqu'à la destination

Les produits de ce département sont au nombre de trois(3) à savoir :

-La boite physique qui est une boite personnelle

- La boite morale destinée à une société

-la boite de service uniquement pour le personnel du ministère DNPT et OPG

Les problèmes aux quels ce département  est confronté sont identiques au ceux du département centre de tri. Par contre Mme N’doye Rokhaya chef de département propose des améliorations augmentation des moins de déplacement pour facilité la distribution, des ordinateurs pour informatisé les donnés. La douane, le chef de département tri doivent assister à la l’ouverture des colis pour qu’ils attestent dans quelle condition le courrier à été reçu, d’attribuer des codes aux communes pour facilité la distribution  et la stratification

Elle envisage également de d’adresser des lettres de partenariat aux entreprises pour pouvoir les distribué leurs colis

Département boite postale

Ce département est chargé de l’ouverture des boites postales de l’abonnement chaque année.

Les types de boite  postale et les documents à fournir

-boite pour les personnes physiques le montant indiqué  pour l’ouverture est de 300.000GNF plus la photocopie de la carte d’identité national et le certificat de résidence.  l’abonnement annuel s’élève à 150.000GNF

-la boite pour les personnes morales le montant indiqué pour l’ouverture est de 700.000GNF plus la photocopie de l’agrément ou le registre de commerce. Il est recommandé de verser 350.000GNF

Lorsqu’un client ne s’acquitte pas de ces frais annuel durant une période de 5ans alors le contrat serra  résilié. Il n’y a que 6909 boites postales. Il doit être en communication directe avec le centre de tri pour empêcher les clients qui ne sont pas dans les normes soit en possession de leurs courriers.

Difficultés liées à la gestion :

Il ya des clients qui arrivent à être en possessions de leurs courriers sans payé le frais d’abonnement annuel

Mauvaise communication au sein du service entre les travailleurs qui s’y trouve

Les équipements ne sont pas adéquats

L’environnement est totalement dégradé

Les boites ne sont pas sécurisé et elles sont trais souvent défoncé  

Structure

  Département colis postaux

C’est un service de recette qui ne s’occupe uniquement que des colis à partir de 2kg.

Le travail principale est de faire la réception et de la  distribution des colis de contrôler l’état des  dépêches   venant de l’extérieur pesé la dépêche pouvoir si il ya la conformité entre le poids réel et le poids marqué sur l’étiquette.

Il est reparti en trois(3) secteurs :

*service fermeture et ouverture

*service contrôle ou guichet

*division petit paquet

Dépôt des courriers et la fermeture au colis postaux : ils doivent savoir si les colis contenant la dépêche sont acceptés  par l’Etat Guinéenne et par l’Etat qui doit les  recevoir les colis les douaniers participent à l’ouverture et à la fermeture des dépêches pour taxer les marchandises

Service contrôle ou guichet : permet de contrôler les mouvements de la caisse

Division petit paquet :

C’est des courriers de 2kg, c’est un courrier qui peut être ordinaire ou recommandé dont le poids varie de 500g à 2kg.

               

Les moins de communications utilisées pour la distribution

 -par appels : ils appellent les clients pour qu’ils viennent chercher leurs colis

-par écrits : si le client à une  boite postale ils déposent un avis d’information dans la boite

La durée de garde d’un colis est de deux semaines au cas où le client ne parvient pas à le récupérer ont ramène au pays d’origine

Lorsque la dépêche fait fausse route alors le pays expéditeur doit être directement informé pour connaitre si le colis doit être ramené au pays d’origine

Améliorations : ils veulent que la direction les donne l’autorisation d’expédier les courriers à fausse direction dès la prochaine fermeture 

Recette du bureau de poste kaloum : elle  à pour rôle de recevoir les courriers ainsi que l’argent en suite les colis sont directement envoyé au centre de tri

Les produits : l’envoi des courriers, les  coupons cartes postales et les timbres

Le timbre permet de savoir que la taxe de la lettre à expédier est payée

                                                                     

Expresse mail service (EMS)

EMS : service spécialisé qui n’est pas forcement lié aux activités de la poste. (Entité national, quantité coopérative de 176 Etats et sur 199 operateurs) c’est un service très efficace spécialisé dans l’expédition des colis et la durée maximum d’expédition  est de 72heurs ils font la livraison à domicile sans frais  et les clients peuvent les retirés à la poste

Leur option c’est de recevoir les dépôts à l’express, ils la traite puis les envoie à l’adresse du receveur

Les clients sont très satisfaits des services de l’EMS 

Les nouveaux produits envisagés par L’EMS :

E commerce bureau de transite EMS

Politique de communication : bouche à oreille

 La structure envisagée de L’ EMS :

*le responsable chef de centre

*division dépôt et ramassage

*division livraison et distribution

*division ouverture et fermeture

*division service après vente et développement du service

Service comptabilité

C’est une comptabilité qui se passe entre les pays, c’est un procédé spécial qui ne se passe qu’à la poste. Cette comptabilité est uniquement valable pour la poste par ce que le calcul est basé sur comptabilité des masses, des échanges, le solde, la différence entre les courriers. il s’occupe également  des frais terminaux, les frais de transport, les frais de transite et les côtes part

 Le service comptabilité est  constitué de deux responsables à savoir le chef de service et son adjoint

Les frais terminaux : c’est des frais qui sortent des jouissances des courriers, basé sur l’échange des colis dont la valeur est estimée en DTS (droit de tirage spécial) toutes les monnaies du monde peuvent être calculées en DTS.                                                                                                                                      

Lors des échanges le pays qui distribue beaucoup plus de colis à droit à des bonus de la part du pays pour le quel il à fait la distribution

Les frais de transport : sont liés à une compagnie aérienne, contrat qu’on administre à une compagnie

Frais de transite : c’est le montant  payer  lorsque les colis font transite sur un territoire    

Côte part c’est un  montant  qui revient à l’administration destinataire

Pour chaque dépêche reçue le pays  chargé à la distribution bénéficie de 4,04 DTS et pour chaque colis 0,042 DTS et lorsque la qualité de travail d’un pays est bien apprécié alors sa côte part peut augmenter, La somme de ces deux nous donne nous donne la cote part du destinateur.

L’affranchissement : c’est la valeur qu’à un courrier de quitté d’un point A à un point B.

Ils  arrivent à  communiqué avec les autres services mais pas de façon aisée par ce qu’ils sont obligé se dirigé vers eux pour avoir des informations

 Le montant pour le transport et les taxes sont fixés par l’UPU à chaque fois qu’il ya une crise de carburant ou autre les prix sont réajusté

Le remboursement des courriers dépend du kilo et le transport ne doit pas dépasser 230DTS et il ya remboursement total  seulement si le colis est affranchis et que la valeur du bien est déclaré à la douane  et si la valeur n’est pas déclarer le remboursement est fait de façons forfaitaire

Les pertes des colis

-quand l’adresse est mal écrite

Quand un colis engendre une tâche sur les autres il est directement détruit

Les vols

 Les améliorations à apporter pour le bon fonctionnement de la poste

Constatant que tout les services de l’OPG ont quasiment les mêmes problèmes, nous vous suggérons les améliorations qui suivent :

-apport des équipements modernes

-améliorations des conditions de vie du personnel en s’accentuant sur  l’hygiène

- Pour pouvoir respecter les délais de livraison le service doit être opérationnel  24h/24, 

- faire l’approvisionnement en carburant chaque début de semaine,

- faire un contrat de distribution avec une société de transport  pour faciliter la distribution des colis à l’intérieur du pays.

-augmenté le nombre de boite postale

-rénové les locaux

-augmenté les moyens de transport pour facilité la distribution des courriers

-approvisionné régulièrement le personnel en matériaux  permettant de maintenir le personnel en bonne santé (laits, protèges nez,….)

-informatisé les donnés pour facilité la communication entre les services

-sécurisé le service de l’acheminement, distribution, boite postale et le centre de tri pour éviter le vol par l’installation des caméras de surveillances

-les travailleurs qui sont souvent en contactent avec les clients doivent être en uniforme pour vendre l’image de la poste

- faire un partenariat avec des sociétés qui ont déjà fait la codification des communes et bâtiments pour facilité les distributions à domicile

Stratégie pour attirer la clientèle

-implanté les agences dans toutes les communes   

   -publicité (télé, radio, internet, prospectus, panneaux publicitaires,  …)

-sponsorisé les évènements culturels et sportifs

-faire des promos pour pousser les clients à ouvrir les boites postales

-offrir des cadeaux   aux clients (des portes clefs, tee-shirts, parapluies….)

-faire des dons dans les écoles

-faire un concert pour la renaissance de la poste 

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